Як нараховуються відпускні у 2026 році і чому сума може здивувати

Як нараховуються відпускні у 2026 році? За загальним правилом роботодавець визначає середньоденну заробітну плату працівника та множить її на кількість календарних днів оплачуваної відпустки. Для більшості працівників у розрахунок беруть виплати за 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Саме тому сума відпускних може відрізнятися від звичайної зарплати навіть тоді, коли оклад протягом останніх місяців не змінювався.

У 2026 році є ще один важливий нюанс. Поки діє воєнний стан і не застосовуються норми статті 73 КЗпП, святкові та неробочі дні фактично враховуються як звичайні календарні дні. Через це стара формула з автоматичним виключенням усіх державних свят може дати неправильний результат.

Крім того, на кінцеву суму впливають премії, лікарняні, декретні, неоплачувані періоди, простій, дата прийняття на роботу та навіть те, за які роки виплачується компенсація за невикористану відпустку. Тому для правильного розрахунку недостатньо просто поділити річну зарплату на 365.

Як нараховуються відпускні у 2026 році за формулою

Відпускні дорівнюють середньоденній зарплаті, помноженій на кількість календарних днів відпустки. Найскладніша частина розрахунку – правильно визначити заробіток і календарні дні, які входять до розрахункового періоду.

Базова формула виглядає так:

Середньоденна зарплата = заробіток за розрахунковий період / календарні дні розрахункового періоду, що беруть участь у розрахунку.

Після цього:

Відпускні = середньоденна зарплата × кількість календарних днів відпустки.

Порядок №100 передбачає саме такий принцип розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток. Для працівника, який працює не менше року, стандартним розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки.

Наприклад, якщо відпустка починається 1 жовтня 2026 року, стандартним розрахунковим періодом буде період із 1 жовтня 2025 року до 30 вересня 2026 року. Зарплата за сам жовтень 2026 року до цього розрахунку вже не потрапляє.

Приклад розрахунку відпускних у 2026 році

Якщо працівник за 12 місяців отримав 300 000 грн і йде у відпустку на 14 календарних днів, його відпускні за спрощеного сценарію становитимуть приблизно 11,5 тис. грн до оподаткування.

Візьмемо ситуацію без відпустки за власний рахунок, простою та інших періодів, які потрібно виключати. Розрахунковий період містить 365 календарних днів, а загальна сума виплат, що враховуються, становить 300 000 грн.

Розрахунок:

1. 300 000 грн / 365 днів = 821,92 грн середньоденної зарплати.
2. 821,92 грн × 14 календарних днів = приблизно 11 506,85 грн відпускних до податків.

Це нарахована, а не фактична сума, яку працівник побачить на картці. Із відпускних утримуються ПДФО та військовий збір.

Отже, працівник із нарахованих 11,5 тис. грн отримає приблизно 8,86 тис. грн після ПДФО та військового збору. Роботодавець окремо нараховує ЄСВ за встановленими правилами, але цей внесок не віднімається з суми, яку працівник отримує на руки.

Який період беруть для розрахунку відпускних

У більшості випадків беруть 12 повних календарних місяців перед місяцем, у якому починається відпустка. День фактичного початку відпустки всередині місяця на межі цього періоду не впливає.

Наприклад, якщо відпустка починається 5, 15 або 28 вересня 2026 року, стандартним розрахунковим періодом буде вересень 2025 року – серпень 2026 року. Вереснева зарплата 2026 року при цьому не бере участі в розрахунку. Це одна з причин, чому перенесення відпустки з останніх днів одного місяця на початок наступного інколи змінює суму відпускних.

Тому перед відпусткою після суттєвого підвищення зарплати результат може залежати навіть від місяця, у якому починається відпочинок.

Як нараховуються відпускні, якщо працівник працює менше року

Якщо людина пропрацювала менше 12 місяців, середню зарплату рахують за фактичний розрахунковий період – із першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця початку відпустки. Є виняток, якщо працівника прийняли не першого календарного числа, але саме цей день був першим робочим днем відповідного місяця.

Наприклад, працівник офіційно почав працювати 15 лютого 2026 року, а у відпустку йде у вересні. Для стандартного розрахунку братимуть повні місяці з березня до серпня 2026 року.

Якщо людина була оформлена 2 березня, але 1 березня припало на неробочий для неї день, а 2 березня було першим робочим днем місяця, березень за передбачених Порядком №100 умов може увійти до розрахунку як повний місяць.

Це особливо важливо для тих, хто змінив роботодавця протягом 2026 року. Зарплата з попереднього місця роботи до розрахунку відпускних у нового роботодавця не додається.

Які виплати враховуються у відпускних

До розрахунку входить не лише оклад. Порядок №100 передбачає врахування сум заробітної плати за трудовим договором, а також окремих інших виплат, якщо вони не належать до переліку виключень.

До розрахунку можуть входити:

1. Основна заробітна плата.
2. Доплати та надбавки, які входять до зарплати.
3. Премії з урахуванням правил їх розподілу.
4. Оплата попередньої щорічної відпустки.
5. Середній заробіток за передбачені законодавством періоди.
6. Лікарняні.
7. Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами за правилами її включення до розрахунку.

Лікарняні не потрібно автоматично викидати з розрахунку тільки тому, що працівник у ці дні фактично не працював. Для відпускної середньої Порядок №100 окремо передбачає включення допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Водночас не кожна виплата від роботодавця збільшує майбутні відпускні. Одноразові виплати, окремі компенсації та інші суми, перелічені у пункті 4 Порядку №100, можуть не враховуватися.

Як премія впливає на нарахування відпускних

Премія може збільшити відпускні, але її не завжди просто додають до зарплати того місяця, коли гроші фактично виплатили. Для премій діє спеціальний механізм розподілу.

Премії та інші заохочувальні виплати за результатами роботи за певний період враховуються у заробітку періоду, який відповідає кількості місяців, за які їх нараховано, починаючи з місяця нарахування. Для цього сума премії розподіляється з урахуванням відпрацьованих робочих днів.

Через це квартальна або річна премія здатна впливати на кілька місяців розрахункового періоду. Просте правило «отримав премію у серпні – вся сума йде в серпень» може дати неправильний результат.

Це один із 5 найбільш неочевидних нюансів відпускних у 2026 році: місяць фактичного отримання бонусу та місяці, на які він припадає для середньої зарплати, не завжди збігаються.

Чи входять лікарняні в розрахунок відпускних

Так, лікарняні враховуються при визначенні середньої зарплати для відпускних. До фактичного заробітку входить допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, а також оплата відповідного періоду за чинними правилами.

Наприклад, якщо працівник протягом розрахункового року два тижні хворів та отримав лікарняні, не слід просто видаляти і ці гроші, і календарні дні хвороби з формули. Такий підхід може суттєво занизити або завищити середньоденний заробіток.

Інша ситуація виникає з періодами, коли працівник не працював і зарплата за ним не зберігалася або зберігалася лише частково. Такі періоди за передбачених Порядком №100 умов виключаються з розрахункового періоду.

Тому лікарняний та відпустка без збереження зарплати не можна обробляти у формулі однаково.

Як враховуються декретні при розрахунку відпускних

Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами також враховується при визначенні середньої зарплати для подальших відпускних у частині, що припадає на розрахунковий період. Це важливо для працівниць, які після декретної відпустки використовують накопичені дні щорічної відпустки.

Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами компенсує втрачений за цей період заробіток. У практиці застосування Порядку №100 такі виплати включаються до розрахунку відпускної середньої.

Не слід плутати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з відпусткою для догляду за дитиною. Це різні періоди і вони по-різному впливають на розрахункові показники.

Саме тому після тривалої перерви перед самостійним розрахунком краще спочатку скласти календар усіх періодів за останні 12 місяців, а вже потім визначати середню зарплату.

Що відбувається з відпускними після відпустки за власний рахунок

Періоди, коли працівник за законом не працював і за ним не зберігалася зарплата або вона зберігалася частково, можуть виключатися з розрахункового періоду. Це означає, що знаменник формули зменшується.

Наприклад, неправильно взяти весь річний заробіток та механічно поділити його на 365, якщо частину року працівник перебував у періоді, який згідно з Порядком №100 потрібно виключити. Разом із відповідними календарними днями не повинні штучно залишатися у формулі й виплати за період, який виключається.

Це другий неочевидний нюанс, через який двоє працівників з однаковою поточною зарплатою можуть отримати різні відпускні.

Особливо уважно потрібно перевіряти довгі відпустки без збереження зарплати та періоди простою з частковим збереженням заробітку. Порядок №100 прямо передбачає виключення часу, коли працівник не працював і заробіток за ним не зберігався або зберігався частково.

Чи впливає підвищення зарплати на відпускні

Так, але новий оклад не означає, що всі попередні 12 місяців автоматично перерахують за новою ставкою. Відпускні залежать від фактично нарахованих виплат, які потрапили до розрахункового періоду.

Наприклад, працівник отримував 20 000 грн на місяць, а з вересня його зарплата зросла до 30 000 грн. Якщо він іде у відпустку вже в жовтні, до розрахункового періоду потрапить лише один місяць із новим підвищеним доходом. Решта місяців залишаться зі старими нарахуваннями.

Якщо відпустка почнеться значно пізніше, кількість місяців із новою зарплатою в розрахунковому періоді зросте. Відповідно поступово зростатиме й середня зарплата для відпускних. Для відпускних в Україні вирішальними залишаються фактичні виплати конкретного працівника та правила Порядку №100.

Святкові дні та відпускні у 2026 році

Під час дії воєнного стану святкові дні не працюють у розрахунку так, як це було у звичайний період. Стаття 73 КЗпП на цей час не застосовується, тому державне свято не виключається автоматично як особливий неробочий день.

Це має одразу два практичні наслідки. Такі календарні дні можуть входити до розрахункового періоду, а свято всередині щорічної відпустки не подовжує її автоматично за старим правилом, доки відповідні норми законодавства не застосовуються.

Наприклад, якщо один із календарних днів 14-денної відпустки припадає на державне свято, під час дії відповідного режиму не варто автоматично вважати, що працівник отримає 15-й день відпочинку.

Це третій важливий нюанс 2026 року, через який старі онлайн-калькулятори відпусток можуть показувати інший результат.

Коли мають виплатити відпускні

За загальним правилом заробітна плата за весь час відпустки виплачується до її початку, якщо інше не встановлено законодавством, трудовим або колективним договором. Старе правило «не пізніше ніж за три дні до відпустки» більше не є універсальною нормою для всіх працівників.

КЗпП та Закон «Про відпустки» після змін передбачають виплату до початку відпустки з можливістю іншого порядку, якщо він законно передбачений відповідним договором.

Наприклад, якщо відпустка починається в понеділок, за загальним правилом працівник не повинен чекати виплату вже після початку відпочинку. Конкретний порядок доцільно перевіряти у трудовому або колективному договорі.

Четвертий неочевидний нюанс: порада «роботодавець завжди зобов’язаний заплатити рівно за три дні» у 2026 році вже не відображає чинне загальне формулювання закону.

Які податки утримують із відпускних у 2026 році

Із відпускних звичайного найманого працівника утримують 18% ПДФО та 5% військового збору. ЄСВ роботодавець нараховує окремо за загальними правилами.

ДПС для 2026 року вказує такі базові ставки для зарплатних виплат:

Таким чином, якщо працівникові нараховано 10 000 грн відпускних, без урахування спеціальних податкових ситуацій із суми утримають 1 800 грн ПДФО та 500 грн військового збору. Працівник отримає приблизно 7 700 грн, а ЄСВ роботодавець розраховує окремо.

Саме тому в наказі або розрахунковому листі може бути одна сума відпускних, а на банківську картку надійде помітно менше.

Чому відпускні можуть бути меншими за звичайну зарплату

Менші відпускні не обов’язково означають помилку бухгалтерії. Зарплата за робочий місяць і оплата календарних днів відпустки розраховуються за різною логікою.

Найчастіше різниця виникає через те, що середня зарплата формується за довший період. Якщо працівнику нещодавно значно підвищили оклад, стара нижча зарплата продовжує впливати на середній показник. Так само на результат впливають періоди роботи, премії та виплати, які входять або не входять до Порядку №100.

Є й протилежні ситуації. Якщо протягом попереднього року людина отримала значні премії або інші виплати, що враховуються, відпускні за один календарний день можуть бути вищими, ніж умовна денна частина поточного окладу.

Тому перевіряти правильність краще не порівнянням «зарплата 30 тисяч – значить і за місяць відпустки має бути 30 тисяч», а через повний розрахунковий період.

Як нараховуються відпускні при неповному робочому дні

Неповний робочий день сам по собі не позбавляє працівника повної тривалості щорічної відпустки. Основна щорічна відпустка за загальним правилом становить не менше 24 календарних днів за робочий рік, якщо для категорії працівника не передбачено іншу тривалість.

Сума відпускних при цьому залежить від фактичних виплат працівника, які беруть участь у визначенні середньої зарплати. Якщо через неповну зайнятість людина отримує менший дохід, це закономірно впливає і на середньоденний заробіток.

Не слід просто скорочувати кількість днів відпустки навпіл через роботу на 0,5 ставки. Тривалість робочого дня та календарна тривалість щорічної основної відпустки – різні показники.

Це особливо важливо для працівників, які перейшли на неповний час тільки частину року: середня зарплата тоді враховує виплати за весь відповідний розрахунковий період.

Що робити, якщо розрахункового заробітку немає

Якщо працівник не має заробітку в розрахунковому періоді, для відпускних застосовується спеціальне правило з використанням установленого окладу, а якщо він нижчий за мінімальну зарплату – відповідної мінімальної зарплати.

У 2026 році мінімальна заробітна плата встановлена на рівні 8 647 грн на місяць.

Наприклад, така ситуація може виникати після тривалого періоду, коли працівник фактично не мав виплат, які можна включити до середньої. Тоді просто ділити нуль на календарні дні не можна.

Конкретний розрахунок залежить від обставин і чинного окладу працівника. Порядок №100 передбачає окремий механізм саме для ситуацій, коли стандартного розрахункового періоду або виплат немає.

Як розраховуються відпускні за 24 календарні дні

Для стандартної щорічної відпустки на 24 календарні дні потрібно визначити середньоденний заробіток і помножити його на 24. За однакової середньоденної зарплати сума прямо пропорційна тривалості відпустки.

Наприклад, якщо середньоденна зарплата становить 750 грн:

750 × 24 = 18 000 грн відпускних до оподаткування.

ПДФО становитиме 3 240 грн, військовий збір – 900 грн. Без урахування особливих пільг та інших коригувань працівник отримає приблизно 13 860 грн на руки.

Ця таблиця показує нараховані суми до ПДФО та військового збору. Для фактичного розрахунку спочатку потрібно правильно визначити саме вашу середньоденну зарплату.

Чи можна отримати компенсацію замість відпустки

Повністю замінити звичайну щорічну відпустку грошима під час продовження трудових відносин не можна. За бажанням працівника компенсувати можна частину щорічної відпустки за умови, що фактично надана щорічна та додаткові відпустки становитимуть не менше 24 календарних днів.

При звільненні діє інше правило: працівнику виплачують компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та інші передбачені законом невикористані відпустки.

Це важливо розрізняти. Працівник, який продовжує працювати, не може просто відмовитися від усіх 24 днів відпочинку в обмін на гроші.

Для осіб до 18 років закон встановлює додаткові обмеження на заміну відпустки грошовою компенсацією.

Як рахують компенсацію за старі невикористані відпустки

Для днів відпустки, право на які працівник набув до 31 грудня 2023 року, діє окреме правило розрахунку компенсації. Середню зарплату для такої частини визначають виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

Якщо при звільненні у 2026 році залишилися невикористані дні за старі роки та окремо дні, право на які виникло після 31 грудня 2023 року, бухгалтеру може знадобитися два окремі розрахунки середньої зарплати.

Це п’ятий неочевидний нюанс, який може суттєво вплинути на суму компенсації працівника з великим накопиченим залишком відпусток.

Тому при звільненні після багатьох років роботи недостатньо просто помножити всі накопичені дні на одну поточну середньоденну зарплату.

5 нюансів відпускних, через які можна втратити гроші

Найчастіші помилки виникають не у самій формулі, а у вихідних даних. Навіть правильне множення дасть неправильну суму, якщо бухгалтер або працівник неправильно визначив розрахунковий період.

Перед перевіркою відпускних варто звернути увагу на такі моменти:

1. Премії не завжди враховуються в одному місяці. Для них діють спеціальні правила розподілу.
2. Неоплачувані періоди можуть зменшувати кількість календарних днів у знаменнику. Через це проста формула «річна зарплата / 365» працює не завжди.
3. Святкові дні під час дії воєнного стану не потрібно автоматично виключати за старими правилами.
4. Після недавнього підвищення окладу відпускні можуть залишатися нижчими, ніж очікує працівник. Попередня зарплата ще бере участь у середній.
5. Стара невикористана відпустка до кінця 2023 року може потребувати окремого розрахунку компенсації.

Саме ці нюанси варто перевірити, якщо сума відпускних суттєво відрізняється від очікуваної.

Як самостійно перевірити відпускні

Для перевірки потрібно знати не тільки суму на картці, а й нарахований дохід за розрахунковий період. Найзручніше пройти розрахунок у кілька послідовних кроків.

Алгоритм виглядає так:

1. Визначте місяць початку відпустки.
2. Відрахуйте 12 попередніх календарних місяців або визначте коротший фактичний період роботи.
3. Порахуйте виплати, які мають увійти до середньої зарплати.
4. Перевірте премії та періоди їх розподілу.
5. Знайдіть періоди, які потрібно виключити з календарних днів.
6. Визначте середньоденну зарплату.
7. Помножте її на календарні дні відпустки.
8. Відніміть 18% ПДФО та 5% військового збору для орієнтовної суми на руки.

Якщо розрахунок працівника та бухгалтерії відрізняється, корисно попросити розрахунковий лист і спочатку порівняти не фінальний результат, а саме використані виплати та кількість календарних днів. У більшості складних ситуацій розбіжність з’являється саме на цих етапах.

Як нараховуються відпускні у 2026 році – коротко

Як нараховуються відпускні у 2026 році, залежить насамперед від середньої зарплати працівника за розрахунковий період. У стандартній ситуації використовують 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки, визначають середньоденний заробіток та множать його на кількість календарних днів відпочинку.

Однак стандартної формули недостатньо, якщо протягом року були лікарняні, декретні, премії, періоди без збереження зарплати, простій або зміна роботодавця. Окремі правила діють і при відсутності розрахункового заробітку та при компенсації старих невикористаних відпусток.

У 2026 році важливо також враховувати режим воєнного стану. Святкові та неробочі дні не можна механічно виключати за правилами, які діяли до війни, доки норми статті 73 КЗпП не застосовуються.

І нарешті, сума відпускних у наказі або бухгалтерському розрахунку – це ще не сума на картці. Із нарахованих відпускних у загальному випадку утримуються 18% ПДФО та 5% військового збору.

FAQ